3 мин
4016
14
18
0
В нашем чрезвычайно динамичном мире важно уметь оптимизировать свое пространство и экономить время. Это особенно актуально для HR-менеджеров, ведь именно они очень часто являются самыми большими «пчелками» любой компании, завалены кучей задач и обращений. Чтобы избежать недоразумений и успевать обрабатывать все запросы и проблемы, каждый HR должен попробовать один важный инструмент — шаблоны.
Чаще всего они понадобятся для написания объявлений, поздравлений, писем и других форм обращений, ведь именно с такими задачами специалистам по управлению персоналом приходится работать чуть ли не чаще. Сегодня мы рассмотрим самые популярные письма и шаблоны, которые вы могли бы создать заранее, подготовив себя к множеству ситуаций.
Кому-то может показаться, что создание шаблонов — это пустая трата времени, ведь все можно и так быстро написать. Однако представим ситуацию: вам нужно за один день провести 3 интервью, сделать несколько объявлений в групповом чате, написать 4 письма, утвердить отсутствия и отпуска, посетить несколько встреч и поработать над организацией мероприятия. Заданий куча, а времени мало.
Написание писем, сообщений и объявлений будет занимать 2-3 часа. Однако если вы это не будете делать с нуля, а использовать шаблоны, это время уменьшается до максимум 1 часа.
А если вы до сих пор не убеждены в выгодности шаблонов, вот еще список вещей, какие шаблоны делают для вас:
Впечатляет, не правда ли? Шаблоны упрощают рабочие процессы и помогают позаботиться о том, чтобы любой вид письма или обращения был написан быстро и своевременно. Однако какие именно шаблоны следует подготовить? Об этом мы вам расскажем дальше.
Письма – это один из важнейших инструментов HR-менеджера и рекрутера. Чтобы вы были готовы ко всему, мы подготовили для вас список из важнейших шаблонов, которые вы можете взять себе на заметку и настроить под собственные нужды:
Годовые бонусы, или премия, – это распространенная практика среди компании, которая повышает мотивацию работников и их лояльность к работодателю. И хотя получение премии – это уже отличная новость, письмо должно передавать это настроение, а не только уведомлять о бонусе. Тон письма должен передавать радость коллегам, а не просто рассказывать о новости. Обязательно добавьте в письмо благодарность за труд ваших сотрудников и поздравления.
Первый день на новой работе всегда самый страшный. Однако теплое письмо о поздравлениях в команде может значительно улучшить настроение нового работника. Кроме приятностей, такой вид письма должен содержать всю важную информацию о начале работы – все возможные документы для подписания, данные для логина для корпоративной почты и других приложений, первые задачи, важнейшие контакты и т.д. Такое письмо должно совмещать всю важную информацию с искренними поздравлениями.
Если в вашей компании заключаются контракты после работы, вам лучше сообщить работнику о них как можно быстрее. Добавьте к письму все детали процедуры подписания документа, а также всю другую важную информацию, о которой должен знать работник до того, как подпишет контракт. Иногда контракты направляются сразу с оффером, или вообще считаются одним письмом.
Когда к вам обращается работник с заявлением на увольнение, важно профессионально принять новости и проработать их. Этот процесс всегда трудно запускать, особенно если вы долгое время проработали с человеком, однако даже в таком случае стоит позаботиться обо всех рабочих нюансах и правильно попрощаться.
Составьте шаблон письма, в котором вы принимаете заявление на увольнение и благодарите за всю работу, выполненную человеком в компании. Предоставьте в письме всю важную информацию для дальнейших шагов, таких как возврат имущества, завершение задач и т.д.
Сам факт повышения зарплаты – это уже отличные новости, однако письмо может еще больше улучшить настроение и мотивацию сотрудников. Прежде всего, поздравьте коллег, которые получат повышение с такой новостью. Похвалите их за их достижения и старания, и подчеркните тот факт, что они действительно заслужили повышение. Однако не забудьте, что это все еще официальное письмо, и оно должно содержать подробные данные о том, как именно возможно получить повышение.
Добавьте к письму информацию о нынешней зарплате и какой она будет после повышения, а также месяц, с которого новая зарплата будет выплачиваться, и решение о повышении было принято отталкиваясь от достижения после определенного проекта или задания, или просто за прекрасные результаты и исключительные показатели.
К сожалению, бывают случаи, когда по тем или иным причинам человека приходится увольнять. В таком случае нужно сконструировать детальное письмо, которое не только написано в официальном стиле, но и включает все детали и нюансы в соответствии с законодательством страны, в которой зарегистрирована компания.
Увольнение – это трудная тема, однако к ней важно подходить внимательно и с умом, чтобы не упустить детали и избежать недоразумений. Если с коллегой планируется встреча, укажите, когда она произойдет и как нужно к ней подготовиться, если это необходимо. Хотя и человек уволен, к нему все еще важно относиться с уважением, поэтому избегайте излишней эмоциональности и агрессии в своем сообщении.
Испытательный период всегда наполнен переживаниями, поэтому правильно составленное письмо о его завершении или продлении способно положительно повлиять на эмоциональное состояние человека. В любом случае необходимо не просто сообщить работнику о продлении/завершении испытательного периода, а и дать обратный отзыв о работе – положительные и отрицательные моменты, общие впечатления и рекомендации. Если испытательный срок был продлен, включите причины и цели, которые нужно достичь в течение этого времени.
Говорить спасибо – это хорошая привычка, которая может улучшить отношения в команде и повысить приверженность работников к компании. К сожалению, в современной рабочей среде иногда так не хватает благодарностей — все спешат и переживают из-за собственных проблем и задач. Простая благодарность может значительно изменить настроение и повысить мотивацию среди работников. Чтобы создать такой шаблон, подберите искренние слова благодарности и не забудьте рассказать о достижениях коллеги, благодаря которым компания увеличила прибыль, улучшила результаты, нашла новых клиентов.
Иногда у работников потребуется подтвердить место их трудоустройства — об этом могут просить учебные заведения, банки, арендодатели и т.д. Такое письмо является важным документом, поэтому его нужно составить внимательно и учесть всю необходимую информацию, такую как имя работника, его должность, дата присоединения к компании, зарплата (при необходимости) и краткое описание того, чем занимается ваш коллега.
Внедрение такого документа является важным этапом в работе каждой компании, так что от вашего сообщения зависит то, насколько серьезно работники отнесутся к кодексу. Если вы решили создать такой документ, то и представить вы должны его должным образом. Подробно расскажите о Кодексе, его важности и добавьте ссылку или файл с документом в ваше сообщение.
Если по определенным причинам кандидат вам не подошел, следует предоставить специалисту достойный ответ. В первую очередь, поблагодарите человека за потраченное время и инициативу. По возможности, расскажите о причине отказа и дайте несколько советов, как кандидат может улучшить свои навыки и знания. Таким образом, вы останетесь со специалистом в хороших отношениях и произведете хорошее впечатление о компании.
Отправляя оффер, сначала поздравьте кандидата с прохождением всех этапов. Далее расскажите все детали: обязанности, бонусы, часы работы и т.д. Если вы хотите получить какую-то дополнительную информацию от кандидата, не забудьте задать вопрос. Дайте кандидату время ответа, однако установите четкие временные ограничения – обязательно напишите о том, до какого числа человек должен дать окончательный ответ.
Важных шаблонов много, и, чтобы создать их как можно быстрее, воспользуйтесь следующими советами. Или просто попробуйте функционал от HURMA — система содержит уже готовые шаблоны, а также возможности для создания собственных.
Создание шаблона не займет много времени, особенно, если вы знаете несколько быстрых способов, как его написать. Вот несколько советов, которые помогут вам справиться с этой задачей как можно быстрее:
Зная, в чем цель письма, вы сможете гораздо лучше передать его настроение и сущность. Выясните, какое именно мнение вы хотели бы донести в письме и выберите тон, который лучше бы его передал.
Соберите все ключевые моменты, которые должны стать частью письма, еще до создания шаблона. Шаблон должен готовиться на основе уже какой-то информации и лучше подготовиться вместо того, чтобы тратить время на поиск данных при написании будущего письма.
Старайтесь выражаться лаконично и понятно. Письмо должно быть достаточно коротким, чтобы сохранить внимание читателя.
Попытайтесь создать теплую и дружескую атмосферу в листьях. Используйте подходящий тон и формулируйте свои мысли так, чтобы они были понятны читателю.
Функционал HURMA предлагает не только помощь с такими большими задачами, как онбординг или рекрутинг, но и со многими более мелкими. Одна из таких функций — готовые шаблоны для писем, а также возможность создания кастомизированных шаблонов самостоятельно.
Перед тем, как отправить письмо, перечитайте его еще раз. Убедитесь, что все сформулировано правильно и в соответствии с вашими целями. Используйте онлайн корректоры, которые помогут найти ошибки в письме.
Создание шаблонов может занять немного времени, однако в долгосрочной перспективе этот инструмент может сэкономить до нескольких часов в день. А с системой HURMA вы сможете создать шаблон еще быстрее, потратив всего несколько минут на его подготовку!
Такое задание, как написание письма коллеге или пост для рабочего чата, не должно забирать у вас много времени и усилий. Мы понимаем, насколько трудно сфокусироваться на приоритетных задачах, ведь всегда существует потребность посвятить время и меньшим задачам. HURMA предоставляет всем HR-менеджерам и рекрутерам освободить больше пространства для стратегических и креативных задач. Доверьтесь системе HURMA — она позаботится о том, чтобы все задачи были выполнены вовремя и без проблем!
Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение
Вы подписаны!
Добровольная текучесть кадров
Бонусы для сотрудников
